Deadline e strategie di pianificazione: una scadenza ci salva la vita

C’era una volta uno spot pubblicitario della SIP (adesso si chiama Telecom), si chiamava “Una telefonata ci allunga la vita” un’idea semplice e geniale (lo puoi vedere su https://lnkd.in/dc7xu_cX). L’idea forte era che, se uno posponeva una scadenza (in questo caso era una esecuzione della pena di morte…)

Ma la realtà è un’altra, chi pospone muore (in senso professionale si intende), chi rispetta le scadenze vive!
Una scadenza ci allunga la vita… perché chi la rispetta non muore. E non è un caso che in inglese “SCADENZA” si traduce con termine “DEAD-LINE” che significa letteralmente “Linea della morte).

Sono in Svizzera a Losanna per vedere il Museo delle Olimpiadi (poi andrò a vedere anche quello della FIFA, mi piacciono i Musei sportivi), e davanti al museo cè uno splendido orologio….mancano poco più di 1000 giorni alle prossime Olimpiadi. Un orologio lo segna nella piazza di Losanna…

 

Ma quanto serve una deadline?
Le scadenze sono preziose e le scadenze sono costose.

 

Il nostro lavoro ha bisogno di scadenze.

Sarebbe impossibile costruire una casa, pubblicare libri, uscire con un film.. senza aver pianificato tutto con mesi di anticipo e aver coordinato tutto.
Le scadenze ci permettono di ottenere grandi risultati.

Ma hanno anche dei costi, grandi, se non si rispettano.
Quando non riusciamo a mantenere le promesse è un bel caos, soprattutto sulla perdita di fiducia verso il nostro lavoro, la credibilità nella nostra realtà.
Rispettare una scadenza è costruire una reputazione. E ricordiamoci che con le competenze si lavora oggi, ma solo con la reputazione si lavora domani.

Per non parlare del costo umano: lo stress e la tensione dal lavorare sotto scadenza.
Succede ogni anno per il Festival del Fundraising: la tensione nei giorni prima è altissima.

 

In questi anni però alcune strategie ci hanno guidato nella pianificazione:

 

  • suddividere la grande scadenza in tappe intermedie:

questo ci aiuta a definire i progressi, compararli con gli anni precedenti e sapere se quello che stiamo facendo va nella direzione giusta.

  • non ridursi all’ultimo minuto.

Qualche speaker quando lo chiamiamo a settembre per fissarlo in calendario ci chiede “ma state parlando del Festival di giugno??” Sì, se vogliamo rispettare i tempi del lavoro di tutti, dalla grafica, la promozione, la logistica, la comunicazione, le partnership…

  • non minimizzare i problemi:

lanciare l’allarme se si è in ritardo (o c’è qualcosa che non va). Altrimenti gli altri del team come possono aiutarvi?
(da noi in team c’è chi lo lancia anche troppo spesso, ma questa è un’altra storia…)

  • creare nuove alternative.

Se non riusciamo entro quella scadenza a presentare il prodotto come lo avevamo pensato pensiamo a una nuova soluzione. E se è possibile, di solito porta a risultati migliori e relazioni migliori. Cerchiamo di vedere il problema e lavorare per risolverlo: è quello che è successo nel 2020 con lockdown…

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valerio melandri

Autore, consulente, speaker e formatore sul fundraising.
Questo significa che scrivo, consiglio e parlo di fundraising dalla mattina alla sera, aiutando le organizzazioni nonprofit a raccogliere più fondi. Vivo in Italia ma insegno, faccio consulenza, o parlo a convegni anche all’estero.

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