Qualche anno fa ho aiutato un giovane gruppo di suore missionarie nel fundraising.

Avevano bisogno di sistemare un po’ il convento dove abitavano e dopo avermi chiesto con perseveranza (ma sempre con simpatia, grazia ed equilibrio) una consulenza, ho deciso di aiutarle gratuitamente. Vi racconto questa storia in 500 parole.

Questa delle suore era una piccolissima realtà che non voleva ancora investire nell’acquisto di un database professionale.

Eppure, avendone capito l’importanza e la potenzialità, la giovane suora tesoriera dell’ordine ha semplicemente messo in pratica tutte le istruzioni che dò di solito a chi mi chiede consulenza per realizzare un database.

Come si vede nella figura, il database è costruito su un foglio A3. La suora si mise pazientemente a tirare fuori nome per nome le persone che negli anni avevano donato, e calcolò per ogni nome la situazione in database. Da quanto tempo non dona, quanto dona, e quanto ha donato… E così, in un colpo d’occhio, si vedevano tantissime cose!

Ogni numero è un codice che corrisponde ad un donatore. Un sacco di persone non sono state coltivate, e avevano perso dei donatori (guardate quanti sono nella colonna dei non donanti da più di 48 mesi!), e poi ricevevano tante piccole donazioni che però non crescevano… ma grazie a questo siamo riusciti ad impostare una strategia per comunicare con tutti i loro donatori!

Ovviamente non sto suggerendo di fare il database a mano!

Acquistate pure un software, ma ricordate che non basta per fare le analisi. Occorre aver capito la logica da seguire per impostare un buon database. Poi il software ti facilita la vita, ma lo fa solamente se hai capito che serve per conoscere i tuoi donatori.

Questo semplice foglio A3 si è trasformato in uno strumento funzionale per organizzare i donatori e per capire la strategia da adottare. E soprattutto è stato fatto in modo ordinato.
Perché se nel database non inserisci i dati in modo adeguato, hai perso il dato. Hai perso l’informazione. Ossia, hai perso il donatore.

Ieri, per raccogliere fondi, bastava farsi conoscere. Oggi la differenza la fa chi conosce il proprio donatore, e il database è lo strumento per conoscerlo.

Molte realtà, quando fanno una richiesta, non si preoccupano di diversificarla in base alle caratteristiche dei donatori. Inoltre, cosa ancor più grave, ringraziano tutti allo stesso modo. Ritengo che sia un errore trattare tutti allo stesso modo, chiedere a tutti la stessa cifra, ringraziare tutti alla stessa maniera.

Tutte le volte che si commette quello che definisco l’ “errore democratico”, ovvero trattare tutti i donatori – piccoli e grandi, attivi o persi – allo stesso modo, si perdono circa i due terzi del valore potenzialmente raccoglibile.

In altre parole, commettere l’errore democratico significa, nella maggior parte dei casi, raccogliere solo un terzo di quanto si sarebbe potuto raccogliere con un’azione di raccolta fondi segmentata e coerente con il database.

E ricorda: il database non è un problema di software, è un problema di volontà.